شرکت‌های تجاری
مدارک لازم برای ثبت شرکت تجاری چیست؟
ثبت شرکت تجاری، چه سهامی خاص و چه با مسئولیت محدود، با تهیه‌ی مجموعه‌ای از مدارک هویتی و اسناد تأسیس آغاز می‌شود. قانون تجارت، شرکت‌های تجاری را ملزم به ثبت دانسته است و ثبت آن‌ها امروزه عمدتاً از طریق سامانه‌ی ثبت شرکت‌ها انجام می‌شود. فهرست دقیق مدارک ممکن است با بخشنامه‌ها تغییر کند، پس این مطلب را مرجع نهایی ندانید؛ پیش از اقدام آن را با راهنمای رسمی سامانه تطبیق دهید.
نخست نوع شرکت را روشن کنید
مدارک و شرایط بسته به نوع شرکت فرق دارد:
- شرکت با مسئولیت محدود: دو یا چند شریک؛ مسئولیت هر شریک تا میزان سرمایه‌ی اوست.
- شرکت سهامی خاص: دست‌کم سه سهامدار، بازرس و تأدیه‌ی بخشی از سرمایه‌ی نقدی هنگام تأسیس.
هر دو بر پایه‌ی قانون تجارت (۱۳۱۱) و لایحه‌ی اصلاحی ۱۳۴۷ تشکیل می‌شوند و در انتخاب بین آن‌ها باید به تعداد شرکا، نحوه‌ی انتقال سهم و ساختار مدیریت توجه کرد.
مدارک هویتی
- تصویر شناسنامه و کارت ملی همه‌ی شرکا یا سهامداران، مدیران و در صورت وجود بازرس و هیئت‌نظار
- گواهی عدم سوءپیشینه برای مدیران و مدیرعامل
- نشانی و اطلاعات تماس شرکا و مدیران
اگر ثبت از طریق وکیل انجام شود، وکالت‌نامه‌ی وکیل نیز باید ضمیمه شود. شرکای خارجی مدارک شناسایی ویژه‌ای دارند و مدارک آن‌ها جداگانه بررسی می‌شود.
اسناد تأسیس
- شرکت‌نامه و اساسنامه (برای مسئولیت محدود شامل نام، موضوع، سرمایه، سهم هر شریک، نشانی و مدت)
- تقاضانامه‌ی ثبت که در دو نسخه تنظیم می‌شود
- صورت‌جلسه‌ی مجمع عمومی مؤسس و صورت‌جلسه‌ی هیئت‌مدیره (در شرکت سهامی)، و تعیین مدیران و بازرس
- فرم تعیین نام با چند نام پیشنهادی به ترتیب اولویت، و رسید هزینه‌ی مربوط
نام شرکت باید از قبل تأیید شود و نباید با نام‌های ثبت‌شده مشابه یا ممنوع تداخل کند.
مجوزهای فعالیت
اگر موضوع فعالیت شرکت نیازمند مجوز از مرجع خاص باشد (مثلاً بعضی فعالیت‌های بهداشتی، آموزشی یا بازرگانی)، باید مجوز یا استعلام مرتبط پیش از ثبت یا همراه آن ارائه شود. موضوع فعالیت را به‌دقت بنویسید؛ هم مجوزهای لازم را تعیین می‌کند و هم دامنه‌ی اختیار مدیران را.
سرمایه و حساب بانکی
در شرکت سهامی خاص، دست‌کم ۳۵ درصد سرمایه در حسابی به نام «شرکت در شرف تأسیس» نزد بانک سپرده می‌شود و گواهی بانکی آن همراه تقاضانامه ارائه می‌شود. شرایط دقیق مطابق متن قانون و دستورالعمل جاری باید تأیید شود. برای شرکت با مسئولیت محدود، سرمایه‌ی ثبتی و نحوه‌ی پرداخت آن در شرکت‌نامه ذکر می‌شود.
مراحل کلی ثبت
- تعیین نوع شرکت، موضوع و نام
- تهیه‌ی اساسنامه، شرکت‌نامه و صورت‌جلسات
- ثبت اطلاعات و بارگذاری مدارک در سامانه و احراز هویت
- بررسی و تأیید توسط اداره‌ی ثبت شرکت‌ها
- ثبت شرکت و صدور شماره‌ی ثبت و شناسه‌ی ملی
- انتشار آگهی تأسیس در روزنامه‌ی رسمی؛ طبق ماده‌ی ۱۹۷ قانون تجارت و نظام‌نامه‌ی آن، خلاصه‌ی شرکت‌نامه و منضمات آن ظرف یک ماه از تاریخ ثبت باید در روزنامه‌ی رسمی و یکی از جراید منتشر شود
- اقدامات پس از ثبت، مانند دریافت کد اقتصادی و ثبت‌نام مالیاتی و بیمه که در مراجع مربوط پیگیری می‌شود
اشتباهات رایج
- نگارش مبهم موضوع فعالیت یا نصاب‌ها در اساسنامه
- انتخاب نام بدون استعلام و بی‌توجهی به شباهت با نام‌های ثبت‌شده
- ناهماهنگی بین شرکت‌نامه، اساسنامه و صورت‌جلسات
- نادیده‌گرفتن مجوز لازم برای رشته‌ی فعالیت
- تأخیر در انتشار آگهی و پیگیری امور مالیاتی پس از ثبت
جمع‌بندی
مدارک ثبت در دو دسته‌ی هویتی و اسناد تأسیس خلاصه می‌شود، اما جزئیات آن به نوع شرکت، موضوع فعالیت و مقررات روز سامانه وابسته است. تنظیم دقیق اساسنامه و صورت‌جلسات از ابتدا، از بروز اختلاف و اصلاحات بعدی می‌کاهد.
منابع و مستندات قانونی
- قانون تجارت (مصوب ۱۳۱۱)، ماده ۲۰ (انواع شرکت‌های تجاری) و ماده ۱۹۷ همراه نظام‌نامه‌ی مربوط (انتشار آگهی)
- لایحه‌ی قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت (۱۳۴۷)، مقررات شرکت سهامی
- قانون تجارت، مقررات شرکت با مسئولیت محدود
- راهنمای رسمی سامانه‌ی ثبت شرکت‌ها (سازمان ثبت اسناد و املاک کشور)
⚠️ این مطلب صرفاً جنبه‌ی اطلاع‌رسانی عمومی دارد و مشاوره‌ی حقوقی برای پرونده‌ی خاص شما محسوب نمی‌شود. با توجه به تفاوت شرایط هر پرونده، پیش از هر اقدامی مشاوره با وکیل توصیه می‌شود.
مقالات مرتبط
- اعتراض به ثبت ملک چیست و چه مهلتی دارد؟اعتراض به ثبت ملک یکی از مهمترین ابزارهای قانونی برای جلوگیری از صدور سند به نام دیگری است؛ در این مطلب مهلت و روند آن را میخوانید.
- مراحل طرح دعوای ملکی در ایران؛ از دادخواست تا اجرای حکمدعاوی ملکی مراحل مشخصی از تنظیم دادخواست تا اجرای حکم دارند؛ آشنایی با این مراحل به آمادهسازی بهتر مدارک کمک می‌کند.